Gérer une communication événementielle via les réseaux sociaux

Trop bien souvent encore, à l’aune de cette joyeuse année 2017, il m’arrive encore de tomber sur ces événements Facebook où plusieurs centaines d’individus sont conviés, et seule une maigre dizaine finit par confirmer son intérêt ou sa participation. C’est problématique.

Pourtant dans l’idée, c’est une stratégie qui se tient. Plus j’augmente le volume d’invité, plus j’augmente sa visibilité, et son taux de réponse. Comme un avion qui passe au-dessus de la ville, et qui dépose ces tracs partout dans la ville.

Toutefois dans la réalité, le ratio nb d’invités/confirmation n’est pas très formidable suivant cette méthode, et surtout à l’image de notre avion au-dessus de la ville, vous ne faites rien de mieux que de polluer les notifications, fil d’actualité de vos contacts Facebook.

Alors histoire de faire évoluer les choses, d’éviter que les administrations dépensent leur budget com’ n’importe comment, où que TPE et Asso arrêtent de considérer qu’apposer des affiches dans la boucherie du coin est encore une démarche rentable, laissez-moi vous donnez quelques conseils.

C’est cadeau, profitez-en.

Comment utiliser au mieux les réseaux sociaux pour promouvoir son événement ? *

POSONS LES BASES :

Soyons clair sur une chose. Tous les conseils ou recommandations fournis dans cet article sont à adapter et à reconsidérer suivant votre événement. C’est ce-dernier et ses particularités qui doivent définir vos actions.

A vous de vous poser les bonnes questions. Quelle est votre cible ? Quelles sont ses attentes ? Le meilleur support et média pour la contacter ? Sur quel marché évoluez-vous ? Quel est l’intérêt pour vos participants de venir ? Qu’ont-ils à y gagner ? Quels sont vos objectifs ? Quels sont vos moyens pour les atteindre et pour les mesurer ? Combien de temps de préparation avez-vous ? Quel est votre budget ?

Bref. Réfléchissez et cadrez au mieux votre produit pour pouvoir mettre en place un plan d’action le plus cohérent possible avec votre stratégie.

OUBLIEZ LE PRINT.

Ce n’est pas bon pour la planète.

CHOISISSEZ VOS PLATEFORMES :

Pour transmettre votre message, et gérer la promotion de votre événement, il vous faut des supports de communication. Vous avez pour commencer trois outils fondamentaux : votre site web, les réseaux sociaux et votre newsletter.

Néanmoins, l’attention de votre cible étant principalement centrée sur les réseaux sociaux, à vous de savoir où vous allez devoir distribuer votre contenu. Il ne faut pas communiquer sur tous les réseaux existant, mais sélectionner les plus stratégiques. Les deux fondamentaux reste tout de même Facebook et Twitter. Si vous avez le temps et l’énergie optez pour Instagram, puis Snapchat et Linkedin suivant votre cible.

CONSTRUISEZ UNE « STRATÉGIE DE COMMUNICATION » :

Alors accrochez-vous, nous abordons ici la partie la plus intéressante, et également la plus délicate. Logiquement si vous avez tout bien suivi jusque-là, vous devriez avoir deux choses : Un produit clair et bien défini que vous êtes capable de présenter et de défendre sur le bout des doigts, et plusieurs supports adaptés aux particularités de ce-dernier.

Ensuite, mettons-nous d’accord sur le sens d’une « stratégie de communication ». Sous ces grands airs, le concept est assez simple. Le but de cette dernière est de vendre votre produit.
Lorsque vous mettez en place « une stratégie de communication », vous mettez en place « une stratégie de vente ».

Sauf qu’ici, vous n’avez pas à votre disposition plusieurs dizaines de commerciaux pour venir sonner à la porte de chacun de vos invités et les convaincre de venir. Ici, votre contact se fait via le web et les réseaux sociaux, à vous d’utiliser les moyens mis à votre disposition.
En d’autres termes, vous allez devoir créer du contenu.

A wild Gary Vee appeared !

Créer du contenu signifie arriver à créer de la valeur. Une valeur ajoutée qui correspond à vos objectifs et présentée sous le format le plus adapté à votre cible. A vous d’être créatif et de savoir utiliser au mieux les médias à votre disposition, comme de la vidéo, des infographies, des articles…

Toutefois, hors de question de faire cela à la va-vite et de balancer à tout va une image random avec le nom, lieu, dates et horaires de votre événement. Vous ne créez ici que très peu de valeur, vous ne faites que distribuer de l’information. Ce n’est pas le plus attractif. Non, votre mission c’est de convaincre l’internaute, et de lui faire comprendre qu’il est bien plus intéressant pour lui d’aller à votre événement que de rester affalé toute sa soirée dans son canapé à regarder Netflix.

Et pour cela, il va falloir commencer par capter son attention, et par lui proposer un contenu qui serait susceptible de l’intéresser. Logiquement, si vous avez bien réalisé l’étape 1, vous connaissez déjà votre cible, et donc la réponse. A vous de créer de l’émotion, d’arriver à convaincre, de faire comprendre à votre cible l’offre que vous lui proposez. Comprenez aussi, que même si les raisons qui font de votre événement un truc super génial sont claires à vos yeux, elles ne le sont peut-être pas pour tout le monde.

Mettons que vous organisez, par exemple, une soirée « atelier de brainstorming ». Il serait intéressant d’écrire (pourquoi pas) un article sur « Pourquoi faire des brainstormings vous rendra plus intelligent ?». Ou si vous organisez un concert, vous pouvez réaliser une courte vidéo-interview des artistes, qui transmettront leur attentes et envies ! Ou bien, si vous organisez une foire exposition sur les poignées de portes, vous pouvez toujours faire une vidéo sur leurs procédés de fabrication, ou un article sur « Pourquoi les poignées de portes augmentent-elle drastiquement vos capacités à ouvrir des portes ? », ou « Pourquoi les détenteurs de poignées courbées ont 50% de chances de faire plus l’amour que les autres ? »

Tu la vois ma belle courbe ?

Si par exemple, l’un de vos objectifs est de créer de nouvelles relations plus profondes entre vous et votre communauté et d’affirmer leur sentiment d’adhésion, pour pouvoir mener par la suite des opérations marketing qui demandent une base communautaire forte et engagée, alors par exemple mettre en place une Story Snapchat « Inside the organization » ou votre communauté a la capacité de s’impliquer et d’influencer vos processus de décision et de création de votre évènement pourrait être une solution.

Bref, le principe est simple. Attention toutefois à rester clair et centré sur vos actions. L’intérêt consiste à présenter votre produit sous certaines spécificités. Créez de la valeur en fonction de vos objectifs.
Faites également en sorte que votre création de contenu respecte votre ligne éditoriale, votre charte graphique, et un calendrier éditorial.

PRÉVOYEZ UNE BUDGET COM’ :

Au moins pour Facebook. C’est le plus important. Car créer de la valeur c’est une chose, mais si votre contenu n’atteint personne, vous n’aurez aucun résultat. Le principe des campagnes de communication consiste à donner un petit coup de jus aux fonctionnalités de Facebook, pour vous permettre de distribuer votre contenu d’une façon plus large et mieux ciblée.

Ça, c’est généralement la façon dont les administrations dépensent leur budget com’

Personne ne vous demande de dépenser plusieurs centaines d’euros, là où quelques dizaines seront amplement suffisantes. Vous pouvez faire des miracles avec très peu. A condition de prendre le temps de construire une campagne efficace, bien ciblée et déjà mise à l’épreuve, avant d’y mettre tout votre budget.

DITES S’IL VOUS PLAIT :

C’est important. Une fois votre campagne de communication lancée vous devriez déjà avoir de premiers résultats. Mais ce n’est pas suffisant. Si vous n’avez pas réussi à capter l’attention de votre audience, ou du tout du moins pas de manière suffisante pour qu’elle s’engage, c’est à vous de faire le premier pas.
Si vous voulez que les gens vous accordent de l’attention et de l’importance, commencez déjà par faire de même à leurs égards.

Commencez par inviter votre réseau le plus proche, (mail, communauté cible…), puis allez contacter les personnes qui sont les plus à même de relayer votre message. Influenceurs, associations, entreprises… Voyez s’il est possible que votre événement soit relayé ou qu’un contenu relatif soit créé (comme un article par exemple).

Puis faites-vous un café.

Ensuite, commence la partie la plus longue et fatigante. Il va falloir contacter un à un chaque invité qui n’aurait pas confirmé, pour s’assurer de leur présence. Utilisez Facebook et Twitter et prenez du temps pour rechercher, contacter, et engager la conversation avec chaque personne. Vous n’agissez pas comme du spam. Votre but n’est pas de contacter le maximum de personne. Mais de contacter uniquement les personnes qui selon vous pourraient être intéressées par votre événement !

Faites donc des messages personnalisés. Et non des copier-coller répétitif. Ne faites pas des messages groupés. Personne n’aime ça, c’est impersonnel. Contactez vos réseaux, ces personnes qui n’ont pas répondu, mais dont vous avez la certitude qu’elles pourraient trouver un intérêt à venir. Profitez-en aussi pour demander un partage de votre contenu et/ou de votre événement, c’est toujours un petit plus.

Et si vous ne trouvez pas de façon adaptée et non intrusive de parler de votre produit, le mieux reste encore de rien dire. Cela ne sert à rien de forcer et d’abuser du temps d’autrui. Entamez la conversation sur un autre sujet, et voyez comment la relation évolue.

C’est une méthode longue, épuisante, et très prenante. Pourtant le résultat est à la clé. Et plus vous passerez du temps à construire une audience manuellement, plus vous aurez de facilité par la suite à réengager de nouveau cette communauté.

DONNEZ À VOTRE AUDIENCE LE MOYEN D’INTERAGIR :

Gardons ce concept de création de valeur. Vous avez fait du bon boulot, et votre événement est un succès. A vous de contribuer à faire vivre cette réussite. Vous avez donc plusieurs tâches à respecter.

Assurer la communication « live »
- Photo des cérémonies, discours… Live Interview sur Périscope ou Facebook… Story Snapchat… Soyez à l’écoute, certains participants auront le réflexe de demander directement des informations depuis vos réseaux sociaux. A vous d’être réactif et d’assurer l’actualité puis l’échange/partage.

Optimiser la création de contenu de vos invités
- A moins que vous n’organisiez votre événement dans une petite salle des fêtes au fin fond de la Creuse, vos participants devraient avoir le wifi, donc la possibilité de commenter leur expérience. Expérience qu’ils partagent via leur création de contenu. Par exemple, une photo de la foule, du buffet, ou une vidéo d’une conférence ou d’un discours… Votre objectif est de capter cette valeur et la redistribuer. Déjà car cela facilite votre propre travail de création et de veille, et cela vous permet aussi de mettre en valeur votre produit non point par vous, mais par votre communauté.

Une précision toutefois, ce n’est pas tellement une opération que l’on fait d’un claquement de doigt. La création de contenu, et l’utilisation d’un hashtag spécifique ne sont pas forcément des choses innées pour une audience. A vous de l’éduquer ( :o ) et de mettre vos outils d’interaction à l’honneur avant et pendant votre événement.

ET ON N’OUBLIE PAS DE DIRE MERCI.

Votre événement est terminé, vos efforts ont payés, les salles étaient pleines à craquer, et vous n’avez eu que des retours positifs. Vous pouvez vous féliciter, vous l’avez bien mérité !

Un peu d’auto-satisfaction ne fait jamais de mal

Cependant, il vous reste encore quelques tâches à accomplir. Toute cette valeur qui fut créée grâce et autour de votre événement ne doit pas être perdue. Vous pouvez désormais mettre en ligne les vidéos des discours ou des conférences qui ont été donnés. Ou bien réaliser un court montage des différents moments impactant. C’est l’occasion de restituer le contenu qui fut créé lors de votre événement, et d’amener vos participants à trouver davantage de détails ou d’informations sur votre site, compte Instagram, chaîne YouTube… Donc de garder leur attention et de maintenir leur implication.

Remerciez votre audience pour sa participation (message général et/ou personnel), gérez les retours positifs comme négatifs, et allez à la découverte de leurs opinions et avis. Demandez un feed-back. Comprenez ce qu’ils ont retenu, ce qui les a intéressés, ce qu’ils ont apprécié, si leurs attentes ont été satisfaites… Mais également, ce qu’ils ont le moins apprécié, les points négatifs qui ressortent et enfin s’ils ont des suggestions/envies pour les prochaines fois.

Créez du contenu pour consolider votre communauté, et l’engager à répondre, par exemple, à vos questionnaires, sondages… Vérifier que vos objectifs sont atteints. Si votre événement devait servir le lancement d’un nouveau produit, ou un accru de notoriété, vérifiez et ajustez votre discours à votre cible et utilisez vos outils pour mesurer l’efficience de votre stratégie.

LES BONUS :

Faites du Print. (Oui, parce qu’on rigole cinq minutes, mais il n’y a aucune situation où il n’existe qu’une bonne et unique solution. Il y a toujours une sorte de marge à toutes choses.) Alors si vous avez entièrement saturé un média, si votre cœur de cible est présent assidûment dans un endroit spécifique, ou si elle est plus habituée aux outils traditionnels…
Eh bien, faites du Print.

Dans le même esprit, n’hésitez pas à « aller au contact ». Parler de votre événement, les yeux dans les yeux et de façon personnelle seront globalement des méthodes toujours plus efficaces qu’une communication virtuelle.

Référencez-le. Que votre événement soit présent sur les réseaux sociaux est une bonne chose, mais assurez-vous qu’il existe également sur d’autres supports. Comme par exemple, l’agenda de la ville, la programmation d’une salle, ou ces listes qui recensent chaque sortie, concert, expos, événement d’un lieu/ville… C’est toujours un petit plus. Toutefois, si votre événement n’est pas récurrent ne gaspillez pas votre temps à optimiser votre SEO, ce serait beaucoup d’efforts dépensés pour peu de résultats.

Ayez recours à d’autres newsletter que la vôtre. Si vos partenaires, lieux, entreprises en rapport avec votre événement ont une liste mail, il serait préférable qu’elle soit mise à profit. Demandez à y jeter un œil avant l’envoi toutefois, cela vous évitera des mauvaises surprises ;)

Ayez le jour J une personne entièrement dédiée à la communication de votre événement. Vous ne pouvez être présent partout, et devoir gérer la promotion continue d’un évent est une mission assez exigeante et chronophage.

Faites un formulaire d’inscription. Même si, d’un point de vue personnel, je ne suis pas très fan, c’est toujours un outil pratique pour capter du mail.

*(même si ce-dernier concerne la présentation du bilan de votre société par votre comptable au charisme d’huître avariée)